La Vie Privée et Sé́curite

School-Day a à cœur la protection de la vie privée et la sécurité des données. Nous nous sommes engagés à assurer la conformité aux lignes directrices canadiennes sur la protection de la vie privée ainsi qu’aux politiques des districts scolaires, et à faire preuve de transparence à l’égard de la collecte, de l’utilisation, du partage, de la divulgation et de la sécurité de vos données.

Durant la prestation de nos services et dans le seul but de fournir aux écoles une solution logicielle numérique d’administration, nous recevons ou recueillons des renseignements personnels limités directement de nos clients (écoles et districts scolaires), directement de parents/tuteurs et automatiquement de navigateurs ou d’appareils mobiles lorsque des utilisateurs visitent le site de School-Day.

1. Renseignements reçus des écoles et des districts scolaires

Nous avons conclu des ententes exécutoires avec nos clients pour assurer le respect des lignes directrices sur la protection de la vie privée et des politiques des districts scolaires. Tous les renseignements que nous recevons des écoles et des districts scolaires – qu’ils ont consenti à fournir – sont prévus et régis par les lois suivantes et sont utilisés uniquement pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Dans le but de fournir nos services, nous recevons des renseignements personnels très limités de la part des écoles et des districts scolaires, comme les suivants :

Conseil scolaire
Nom de l’école
Nom de l’élève
Numéro d’identification de l’élève
Année de l’élève
Salle de classe de l’élève
Nom de l’enseignant

2. Renseignements recueillis auprès des parents/tuteurs

Nous recueillons des renseignements personnels très limités auprès des parents/tuteurs, et ce, uniquement dans le but de fournir nos services.

Pour utiliser nos services, les parents/tuteurs créent volontairement un compte School-Day. Les parents/tuteurs utilisent une clé Secure-Match pour obtenir l’accès à leur élève et à nos services disponibles. Pour ce faire, les parents doivent :

saisir leurs propres renseignements identificatoires de base comme leur prénom, leur nom de famille, leur adresse courriel et leur mot de passe;
accepter les conditions d’utilisation de School-Day et la Politique de protection de la vie privée;
choisir d’accepter ou de refuser de recevoir des communications conformément à la Loi canadienne antipourriel (LCAP);
ajouter leur élève.

De ce fait, les titulaires de compte sont responsables de la mise à jour de leur compte, et School-Day n’est en aucun cas concerné par la création, la révision ou la suppression de tels comptes.

3. Renseignements automatiquement recueillis

School-Day reçoit et enregistre automatiquement les renseignements provenant de notre navigateur ou de votre appareil mobile lorsque vous consultez notre site ou utilisez certaines fonctions, comme votre adresse IP ou votre identifiant unique d’appareil, de même que des témoins et des données au sujet des pages que vous consultez et la façon dont vous interagissez avec ces pages afin de nous permettre d’exercer nos activités et de fournir nos services. Ces renseignements sont stockés dans des fichiers de consignation et utilisés par nous pour maintenir le site sécurisé et analyser la façon dont nos services fonctionnent pour nos utilisateurs.

4. Utilisations des renseignements

Nous utilisons des renseignements personnels très limités pour faciliter nos services. School-Day est un service administratif numérique en ligne utilisé par les administrateurs de district, les agents d’administration des écoles, les enseignants et les parents/tuteurs. Les renseignements que nous recevons des écoles, des districts scolaires et des parents facilitent l’administration des tâches électroniques suivantes :

a. Paiements
Tous les paiements sont effectués sur des formulaires conformes à la norme PCI du fournisseur du marchand choisi par l’école ou le district scolaire. School-Day ne stocke à aucun moment les renseignements sur la carte de paiement ni n’a une visibilité sur ces renseignements.
b. Historique des paiements
L’historique des paiements et des transactions est utilisée par les écoles et les conseils scolaires à des fins de rapprochements et de comptabilité.
c. Formulaires
Une permission numérique est utilisée pour fournir un consentement éclairé aux excursions scolaires.
Les renseignements sont fournis par les parents suite à la demande de l’école.
d. Prise de rendez-vous pour les conférences parents
La prise de rendez-vous facilite les entrevues de parents et enseignants.
e. Communication
o Des notifications en temps réel et succinctes sont fournies aux parents.

5. Partage et divulgation

Nous respectons votre vie privée. School-Day ne divulguera pas votre nom et votre adresse courriel à une tierce partie. Il est important de prendre note que le district scolaire de votre enfant pourrait utiliser les rapports et les détails d’achat de School-Day pour ses processus d’audit internes. Tout renseignement transactionnel trouvé sur le site de School-Day est utilisé uniquement à des fins administratives et est régi par les lignes directrices sur la protection de la vie privée et les procédures du district scolaire.

6. Sécurité

La sécurité de vos renseignements personnels nous importe. Nous respectons les normes de l’industrie pour protéger les renseignements personnels qui nous sont soumis, durant leur transmission et après leur réception. Par exemple, toutes les données sont chiffrées, toutes les activités ont lieu dans un environnement SSL sécurisé et toutes les données sont stockées dans un centre de données canadien. School-Day utilise une liste de contrôle d’accès (LCA) personnalisée qui garantit la légitimité de tous les utilisateurs qui tentent d’accéder au système. Chaque utilisateur a besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour accéder à School-Day; de plus, chaque session utilise un jeton temporisé pour empêcher la falsification de requête intersites.

7. Conservation des données

Nous avons des lignes directrices en place pour la conservation des renseignements personnels. School-Day dispose d’un calendrier de conservation pour veiller à ce que vos renseignements soient conservés seulement pendant une durée limitée, puis détruits.

Les articles publiés dans le système sont conservés pendant l’année en cours, plus une année (C+1). Une date mutuelle est déterminée en collaboration avec l’école et le district scolaire, à laquelle sont détruits les dossiers des années antérieures.

Toutes les données financières, comme l’historique des achats et des transactions, sont conservées pendant l’année en cours, plus six années (C+6), comme le recommande l’Agence du revenu du Canada.

8. Accès à l’information

Les titulaires de compte ont accès aux renseignements personnels qui figurent dans leur compte et il leur incombe d’en assurer l’exactitude. Les utilisateurs peuvent en tout temps mettre à jour les détails de leur compte dans les paramètres de leur profil.

Si vous avez des questions concernant la protection de vos renseignements personnels ou souhaitez obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec la responsable des relations avec la clientèle de School-Day Paula Wilhelm à paula.wilhelm@school-day.com.